شرح وظایف متصدی دفتری، بایگانی و دبیرخانه:
- مطالعه و بررسی رویكردها و روشهاي نوین مدیریت به منظور به كارگیري و استقرار نظامها و سبك هاي مدیریت براي انجام كارآمد وظایف و بهبود روش ها
- ارائه پیشنهادات براي افزایش بهره وري و همكاري در تهیه و پیاده سازي پیشنهادات پذیرفته شده
- تعیین حقوق و دستمزد پرسنل و صدور احكام پرسنل منطقه در حدود قوانین
- اجراي آئین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون كار و تامین اجتماعی و نظایر آن مربوط به كاركنان شهرداري و مؤسسات تابعه در منطقه
- اجراي مقررات مربوط به هیأت هاي رسیدگی به تخلفات اداري و تجدید نظر و آراء دیوان عدالت اداري و كمیته انضباطی در منطقه
- ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
- توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
- تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و …
- کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
- کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
- نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
- حفظ و نگهداري نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارك و پرونده هاي عادي مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین
- مراقبت از افشاي محتواي نامه ه ا، اسناد و مدارك اداري، خودداري از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارك و مکاتبات اداري به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده هاي مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداري، طبقه بندي، کد گذاري و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل هاي مربوط و نیاز واحدهاي ذیربط.
- بازبینی ضمائم نامه هاي وارده و صادره
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست هاي متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه ها براي ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیري آنها
- تهیه گزارشات مورد نیاز براي مقام مافوق
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق