شرح وظایف متصدی دفتری، بایگانی و دبیرخانه:
- مطالعه و بررسی رویکردها و روشهای نوین مدیریت به منظور به کارگیری و استقرار نظامها و سبک های مدیریت برای انجام کارآمد وظایف و بهبود روش ها
- ارائه پیشنهادات برای افزایش بهره وری و همکاری در تهیه و پیاده سازی پیشنهادات پذیرفته شده
- تعیین حقوق و دستمزد پرسنل و صدور احکام پرسنل منطقه در حدود قوانین
- اجرای آئین نامه ها و مقررات استخدامی، قانون کار و تامین اجتماعی و نظایر آن مربوط به کارکنان شهرداری و مؤسسات تابعه در منطقه
- اجرای مقررات مربوط به هیأت های رسیدگی به تخلفات اداری و تجدید نظر و آراء دیوان عدالت اداری و کمیته انضباطی در منطقه
- ثبت نامه های وارده و صاره و اسکن آنها.
- توزیع نامه های ثبت شده به واحدها
- تایپ نامه های اداری حوزه شهردار –دفتر –معاونین و …
- کدگذاری پرونده های ساختمانی جدید.
- کدگذاری نامه های اداری و بایگانی در پرونده های مربوطه.
- نگهداری پرونده های پرسنلی.دریافت و ارسال نامه از سیستم شبکه دولت.
- حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد ، مدارک و پرونده های عادی مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین
- مراقبت از افشای محتوای نامه ه ا، اسناد و مدارک اداری، خودداری از تحویل پرونده ها، اسناد، مدارک و مکاتبات اداری به غیر یا واحدها بدون کسب اجازه از مقام مسؤول
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط و نیاز واحدهای ذیربط.
- بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواست های متقاضیان
- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها
- تهیه گزارشات مورد نیاز برای مقام مافوق
- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق